Centro de Documentación e Investigación Judío de México

¿Cómo formar mi archivo en casa?

¿Te gustaría formar tu archivo en casa? Nuestra Jefa de Archivo, Karla Vázquez, nos comparte algunos tips para hacerlo.

Por Karla Vázquez

Durante estos días de confinamiento hemos encontrado tiempo para muchas actividades en casa, entre ellas limpiar espacios, revisar álbumes e incluso ordenar documentos.

Con respecto a esta última actividad, podemos encontrar documentos o fotos importantes para la historia familiar, por lo que resulta necesario conservarlos de la mejor forma posible y guardarlos de forma correcta para alargar su tiempo de vida.

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Por tal razón, hoy compartiremos contigo una serie de consejos para poder cuidar el archivo en casa; pero antes queremos ofrecerte algunas definiciones que pueden servir para hacernos una de idea de qué documentos sí pueden formar parte de nuestros archivos archivos personales o familiares.

Archivo. Lo podemos definir de tres formas diferentes:

  1. Es el producto de la gestión administrativa de una institución o de una persona en el que encontramos información generada con el paso del tiempo. Por ejemplo, en una casa suelen guardarse las boletas de calificaciones de la escuela, diplomas, medallas o recibos de inscripción, los cuales dan testimonio de nuestro paso por las distintas instituciones educativas que conforman nuestra trayectoria escolar.
  2. También se entiende por archivo como el lugar en el que encontramos los documentos.
  3. Y también se refiere a los documentos que generamos en una base de datos digital, por ejemplo, los elementos que nos envían por correo electrónico como documentos de Word o Excel.

Documento. Lo entendemos como todo registro de información, sin importar su soporte o el material en el que estén hechos. En otras palabras, un documento puede ser un libro, una revista, una fotografía, videos, pinturas, objetos o discos compactos.

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Ciclo vital del documento. Se refiere a las distintas etapas por las que pasa el documento. Es importante considerar el ciclo de un documento debido a que no solemos usar nuestros documentos de la misma forma o con la misma frecuencia, por lo que nuestros archivos pueden tener tres etapas distintas:

Archivo de trámite. Se refiere a documentos que usamos de forma muy frecuente, como el acta de nacimiento o la credencial de elector.

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Archivos de concentración. Son aquellos que usamos con menos frecuencia para realizar un trámite con respecto a los anteriores, como el certificado de finalización de estudios.

Archivo histórico. Son los documentos que no usamos durante nuestra vida cotidiana y permanecen mucho tiempo guardados, como las fotografías o el pasaporte de los abuelos o bisabuelos fallecidos.

Transferencia. Se llama así al paso de los distintos documentos por cada una de las etapas del ciclo vital y podemos encontrar dos tipos de transferencia:

  1. Transferencia primaria. Se da cuando los documentos pasan de una etapa activa a una semiactiva (es decir, de archivo de trámite a archivo de concentración). Un ejemplo de esto sería cuando alguien de nuestra familia termina un año escolar y le entregan las boletas de calificaciones del grado anterior. Estas boletas ya no se usarán en el siguiente curso, pero en el futuro podrían necesitarse para realizar algún trámite, como solicitar un certificado de estudios.
  2. Transferencia secundaria. Se da cuando los documentos pasan de la etapa semiactiva a la fase histórica (de archivo de concentración a archivo histórico). Volvemos al ejemplo de las boletas escolares: cuando terminamos nuestra educación primaria y realizamos los trámites para ingresar a la secundaria, es muy probable que ya no necesitemos más las boletas de la primaria; pero las conservamos en nuestro archivo histórico para dar fe de que cursamos esta etapa de estudios.

Métodos de organización. Son las formas en las que podemos organizar nuestros documentos y existen muchos, pero los que más comunes son:

  1. Alfabético. Se organizan los documentos de acuerdo al orden del abecedario, por apellidos, materias o geográficamente.
  2. Numérico. La organización puede llevarse a cabo por medio de números simples (1,2,3, etc.), compuestos (1.1, 1.4, 3.6, etc.) o en forma cronológica.
  3. Cromático. Por colores.

Recuerda que los documentos de tus padres, abuelos, bisabuelos, etc., también pueden formar parte de tu archivo.

Con lo anterior en mente, ya podríamos comenzar a hablar sobre la organización de nuestro acervo y generar nuestro archivo familiar.

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El primer paso de este proceso debe ser la recopilación de los documentos que hay en casa para poder organizarlos de manera adecuada.

Una vez terminado esto, ya podemos hablar de tener un fondo, mismo que se ha generado con todos los documentos que han generado todos los miembros de nuestra casa.

Con nuestro fondo establecido, debe procederse a identificar las secciones que lo conformarán. Supongamos que la familia Cohen está conformada por papá, mamá y tres hijos. Entonces, los documentos de cada integrante de la familia conformarán una sección. De esta forma, podría quedar de la siguiente manera:

Fondo: Familia Cohen
Sección: papá
Sección: mamá
Sección: hijo 1
Sección: hijo 2
Sección: hijo 3

Posteriormente, habrá que identificar las series que va a haber en cada una de las secciones, ya que los documentos que se encuentren en cada una tendrán temas distintos. Así, volviendo a nuestro ejemplo, en el Fondo Familia Cohen, sección mamá, puede ser el caso que se encuentren las series “trabajo” o “finanzas”.

Cuando ya se tenga la división documental en secciones y series, se puede ponerlos en expedientes (carpetas, folders) que los protejan y los mantengan en orden. En las pestañas se deben escribir los identificadores de los fondos, secciones y series para que puedan identificarse de forma sencilla por cualquier miembro de la familia.

En cuanto al lugar para guardar tus documentos, será necesario ubicar un lugar de la casa que sea seguro, al que no entre mucho polvo y, además, se debe cuidar la luz no impacte en los documentos, ya que todos estos elementos son agentes que contribuyen a un deterioro más rápido.

También es recomendable que se revisen los documentos con cierta periodicidad y se abran los fólderes para que los archivos tengan cierta ventilación. Por otra parte, hay que considerar que no hay que enmicar los documentos o ponerles cubiertas de resinas o algún otro producto, pues esto los puede perjudicar de forma irreparable.

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Fotografías

Las fotografías, debido a sus características físicas, deben manipularse siempre con las manos limpias y secas. Es recomendable utilizar guantes de algodón durante su manipulación; sin embargo, en caso de no contar con ellos, se puede hacer con las manos libres -pero con cuidado de no tocar la parte de la imagen, sino únicamente los bordes.

En cuanto a los lugares adecuados para guardarlas, se recomienda utilizar sobres de papel bond blanco o álbumes que no tengan pegamento.

No es recomendable que almacenes tus fotos en álbumes y tampoco aplicarles pegamento ni otro tipo de materiales que puedan dañarlas.

¿Qué puedo hacer si no cuento con las condiciones necesarias para resguardar documentos de algún familiar o ya no puedo tenerlos en casa?


Sabemos que hay personas que guardan los documentos de sus padres, abuelos o bisabuelos que han fallecido y que no cuentan con las condiciones necesarias para resguardar estos documentos.

Una buena opción podría ser donar los documentos en instituciones que se encarguen del cuidado de este tipo de archivos. En nuestro caso específico, el CDIJUM se encarga de la preservación y resguardo del archivo específico de la Comunidad Judía de México; pero existen instituciones con labores similares a los que puedes acercarte si, por ejemplo, no formas parte de la comunidad judía.

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